Beliebter digitaler Helfer im Bürgeramt

Das sogenannte Self-Service-Terminal erleichtert Bürger:innen die Beantragung neuer Ausweisdokumente und beschleunigt die Prozesse im Bürgeramt.

Direkt im Bürgeramt ein biometrisches Passfoto machen sowie Unterschrift und Fingerabdrücke abgeben, die dann digital an die Sachbearbeitenden am Schalter übertragen werden: Das ermöglicht seit letztem Sommer das Self-Service-Terminal (SST) im Esslinger Bürgeramt.

Seit der Aufstellung des digitalen Helfers haben bereits rund 550 Personen davon Gebrauch gemacht. "Dabei sind sowohl das Feedback der Bürger:innen als auch die Erfahrungen unserer Mitarbeitenden durchweg positiv", berichtet Freia Günther, Leiterin des Bürger- und Standesamts bei der Stadt Esslingen. Gelobt werden zum einen die direkte Erledigung vor Ort und die Benutzerfreundlichkeit des SST, zum andern beschleunigt die „Vorarbeit“ des SST die notwendige Bearbeitung durch die Mitarbeitenden am Schalter.

Daher prüft die Stadt Esslingen aktuell bereits, ob im Bürgeramt ein zweites Terminal hinzukommen soll. Schließlich steht am 1. Mai 2025 die Einführung des E-Passfotos vor der Tür. Ab diesem Zeitpunkt werden Bilder für Ausweisdokumente ausschließlich digital erstellt und anschließend über eine sichere Verbindung an das Bürgeramt geschickt. Dabei wird das digitale Passfoto gleich auf seine Biometrietauglichkeit geprüft.

Benutzerfreundliche Bedienung

In einer vor Einblicken geschützten Nische im Bürgeramt steht das SST während der Öffnungszeiten allen Bürger:innen zur Verfügung. Dabei ist das Terminal barrierefrei, stellt sich automatisch auf die Körpergröße der jeweiligen Person ein und leitet die Benutzer:innen durch die einzelnen Schritte im Prozess. So wird jeder Schritt auf dem Touchscreen erklärt und dargestellt. Für die Erläuterungen sind folgende Sprachen wählbar: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Chinesisch. Nach 96 Stunden werden die erhobenen Daten automatisch gelöscht.

Die Gebühr für diesen Service beträgt 9,50 Euro, hinzu kommen die üblichen Gebühren zur Beantragung eines neuen Ausweisdokuments. Damit bewegen sich die Kosten für die Nutzung des SST in einem ähnlichen Rahmen wie bei Fotografen.

"Allerdings ist es nach wie vor gesetzlich vorgeschrieben, dass Ausweisdokumente ausschließlich persönlich beantragt werden müssen", erklärt Freia Günther. "Daher müssen Bürger:innen nach der Erledigung von Foto, Unterschrift und Fingerabdrücken am SST weiterhin zu den Sachbearbeiter:innen am Schalter des Bürgeramts gehen, die dann die Identität prüfen."

Auch Terminvereinbarung digital

Dabei hat sich die Personalsituation im Esslinger Bürgeramt inzwischen deutlich verbessert, die Wartezeit hat sich erheblich reduziert. Seit Dezember 2022 beträgt die durchschnittliche Wartezeit für einen Termin drei Tage. Inzwischen stehen im Buchungsportal täglich neue Termine für die Folgewoche zur Verfügung. Gleichzeitig können Bürgerinnen und Bürger auch langfristige Termine vereinbaren. "Aufgrund von kurzfristigen Absagen können vereinzelt auch tagesaktuelle Termine zur Verfügung stehen", berichtet Freia Günther. "Darum lohnt es sich, immer wieder in das Buchungsportal auf der städtischen Website zu schauen."

Denn nicht nur die Erfassung von Passfoto, Unterschrift und Fingerabdrücken sind vollständig digital möglich. "Auch die Vereinbarung von Terminen im Bürgeramt funktioniert über das Buchungstool der städtischen Website vollständig online", sagt die Leiterin des Bürger- und Standesamts. "So möchten wir den Komfort für unsere Bürger:innen erhöhen und Esslingen zur digitalsten Stadt der Region entwickeln."