Mehr Personal, mehr Termine
Dieses Jahr erreichen die Besucherzahlen im Bürgeramt Höchststände. Durch zusätzliches Personal soll das Terminangebot deutlich gesteigert werden.
Ein neuer Reisepass muss beantragt, der Personalausweis verlängert, eine amtliche Beglaubigung eingeholt, eine Wohnsitzanmeldung getätigt werden: Das Bürgeramt Esslingen ist für viele Esslingerinnen und Esslinger die erste und wichtigste Anlaufstelle der Stadt.
Warum jedoch ist es so schwer, einen Termin zu bekommen? Mit dieser Frage melden sich immer wieder unzufriedene Bürgerinnen und Bürgern. Die Verwaltung nimmt diese Rückmeldungen ernst und arbeitet kontinuierlich daran, die Situation zu verbessern.
Weil aber in vielen Bereichen keine weitere Optimierung mehr möglich ist, wird nun mehr Personal eingestellt. Zudem gibt es einen neuen Erinnerungsservice für die Bürgerinnen und Bürger. Und schließlich wird die Bezahlung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die gestiegenen Anforderungen angepasst.
Herausforderung 1: Reiselust steigt
Das Jahr 2024 ist auf dem besten Weg, ein Rekordjahr zu werden: Seit Januar erreichen die Besucherzahlen im Bürgeramt Höchststände, es werden so viele Anträge auf Ausweisdokumente gestellt wie noch nie. So wurden allein im April 6.200 Besuche verzeichnet, das sind durchschnittlich 295 pro Tag. Das liegt zum einen daran, dass viele nach der Corona-Pandemie wieder die Reiselust packt, zum anderen spielt der Brexit eine große Rolle – wer nach Großbritannien reist, braucht mittlerweile einen Reisepass. Die Folge: im Bürgeramt kommt es zu erheblichen Engpässen und die verfügbaren Termine sind oft innerhalb kurzer Zeit vergeben. Zudem gibt es bei der Bundesdruckerei spürbare Verzögerungen bei der Auslieferung der Ausweise. „Die permanent hohe Nachfrage nach Terminen führt zu einer dauerhaft sehr hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden. Das hat zur Folge, dass die Unzufriedenheit sowohl der Bürgerinnen und Bürger mit der Servicequalität als auch des Personals mit der Arbeitssituation zunimmt“, sagt Freia Günther, Abteilungsleiterin des Bürgeramtes.
Herausforderung 2: Gesetze ändern sich
Eine weitere Herausforderung sind die vielen gesetzlichen Änderungen, durch die noch mehr Terminanfragen auf das Bürgeramt zukommen. Unter anderem wurde das Staatsangehörigkeitsrecht modernisiert, wodurch es leichter ist, die deutsche Staatsangehörigkeit zu erlangen. Außerdem gilt ab 1. November das Selbstbestimmungsgesetz. Damit soll es trans-, intergeschlechtlichen und nichtbinären Personen erleichtert werden, ihren Geschlechtseintrag und ihre Vornamen ändern zu lassen. Für eine neuerliche Änderung gilt eine Sperrfrist von einem Jahr, das heißt eine jährliche Beantragung neuer Ausweisdokumente ist möglich. Darüber hinaus wird das Namensrecht ab dem 1. Mai 2025 modernisiert. Damit werden zum Beispiel Familiendoppelnamen ermöglicht.
Neues Personal, bessere Terminsituation
Auf diese gestiegenen Aufgaben und Belastungen reagiert die Esslinger Verwaltung: „Wir haben für das Bürgeramt vier neue Stellen beschlossen, die so schnell wie möglich ausgeschrieben werden. Durch die Aufstockung der Personalkapazität können künftig mehr Termine zur Verfügung gestellt werden“, sagt Bürgermeister Yalcin Bayraktar. Aufgrund von Bewerbungszeiträumen und Kündigungsfristen wird es jedoch voraussichtlich noch etwas dauern, bis das zusätzliche Personal untersützen kann.
Tatsächlich kann das Terminangebot durch diese Maßnahme voraussichtlich um knapp ein Drittel gesteigert werden. Wie bisher erfolgt die Freischaltung neuer Termine täglich (Mo-Fr) ab 7.30 Uhr für die Folgewoche. Es können weiterhin ebenfalls tagesaktuelle Termine zur Verfügung stehen. Mehrfachbuchungen – die früher zu Terminblockaden geführt haben - sind übrigens programmtechnisch nicht mehr möglich.
Achtung, Ausweis läuft ab!
Um die Terminsituation weiter zu entzerren und den Komfort für die Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen, erhalten diese seit September zwei bis drei Monate vor Ablauf ihres Ausweisdokuments eine Benachrichtigung per Post. Darin finden Bürgerinnen und Bürger einen QR-Code sowie einen Link, der sie direkt zur Online-Terminvereinbarung im Bürgeramt führt und eine längerfristige Planung ermöglicht – auch für das Bürgeramt.
Auf längere Sicht strebt das Bürgeramt Esslingen eine ausgewogene Verfügbarkeit von lang- und kurzfristigen Terminen an. Das setzt jedoch eine volle Besetzung aller neun Schalter voraus.
Gehalt wird angepasst
Unter all diesen Vorzeichen sind die Anforderungen an das Personal im Bürgeramt in den vergangenen Jahren stark angestiegen. Der Arbeitsalltag erfordert ein hohes Maß an Kundenorientierung und Belastbarkeit. Daher werden die Mitarbeitenden im Bürgeramt künftig übertariflich bezahlt. Statt der bisherigen Entgeltgruppe sechs für den öffentlichen Dienst werden sie künftig der Entgeltgruppe sieben zugeordnet. Dabei orientiert sich die Stadt an umliegenden Kommunen. „Durch diese Anpassung werden die gestiegenen Anforderungen und Verantwortlichkeiten berücksichtigt und die Mitarbeitenden besser entlohnt. Zudem soll damit die Attraktivität der Stadt Esslingen als Arbeitgeberin gesteigert werden“, betont Yalcin Bayraktar.
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